Satın Alma Birimi
Satın Alma Birimi; hastane bünyesindeki birimlerin ihtiyaç duyduğu mal, hizmet, danışmanlık hizmet alımları ile yapım işlerini, Döner Sermaye Bütçesi, Genel Bütçe ve İl Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından temin etmek; bu alımlara ilişkin ihale, muayene ve kabul işlemlerini mevzuata uygun şekilde yürütmek amacıyla kurulmuştur.
Birim Sorumlusunun Temel Görevi
Satın Alma Birimi sorumlusu; birimlerin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarını, danışmanlık hizmetlerini ve yapım işlerini ilgili bütçe kaynakları doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, başlangıcından muayene ve kabul aşamasına kadar etkin, verimli ve şeffaf bir şekilde yürütmekle sorumludur.
Satın Alma Süreci
1. İhtiyacın Doğması
Satın alma işlemleri; İhtiyaç Talep Formu ve eki olan teknik şartnamenin satın alma birimine sunulmasıyla başlatılır.
2. Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi
İhtiyacın yaklaşık maliyeti; Sağlık Bakanlığı Malzeme Kaynak Yönetim Sistemi, önceki alımlar, diğer kamu kurumları ve tedarikçilerden elde edilen veriler doğrultusunda 4734 sayılı Kanun hükümlerine göre tespit edilir.
3. Tedarik Usulünün Belirlenmesi
Yaklaşık maliyete göre alımın; doğrudan temin, pazarlık usulü, açık ihale veya diğer ihale usullerinden hangisiyle yapılacağı belirlenir ve buna göre süreç başlatılır. Genel Sekreterlik tarafından yürütülecek ihalelerde doğrudan ihale hazırlıklarına geçilir. Sağlık tesisince yapılacak alımlar için Genel Sekreterlikten yetki alınması zorunludur.
4. Genel Sekreterlikten Yetki Alınması
Hazırlanan İhtiyaç Talep Formu, teknik şartname, yaklaşık maliyet ve tedarik usulü bilgilerini içeren dosya ile Genel Sekreterlikten yetki talep edilir. Yetki verilmesi halinde ihale hazırlıklarına başlanır.
5. İhale Hazırlıkları
İhale onay belgesi düzenlenir; teknik şartname, idari şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar ve gerekli plan/projeler hazırlanır. İhale dokümanları aday ve isteklilere sunulmak üzere çoğaltılır ve ihale komisyonu üyelerine iletilir.
6. İhalenin Duyurulması
Alım usulüne göre; doğrudan teminlerde uygun tedarikçilere e-posta, faks veya posta yoluyla; pazarlık ve açık ihale usullerinde ise mevzuata uygun süre ve yöntemlerle (yerel gazete, Kamu İhale Bülteni vb.) duyuru yapılır.
7. Komisyonların Oluşturulması
İhale komisyonu ve yedek üyeleri belirlenerek tebliğ edilir, ihale işlem dosyaları kendilerine teslim edilir.
8. İhale Dokümanlarının Sunulması
İhale dokümanları adaylara gösterilir ve talep eden isteklilere bedeli karşılığında satılır.
9. Tekliflerin Alınması ve İncelenmesi
Sunulan teklifler usulüne uygun olarak teslim alınır, ihale günü ihale komisyonuna sunulur ve oturum sürecinde komisyona destek sağlanır.
10. İtiraz Süreci
İhale sürecinde yapılan itirazlar mevzuata göre değerlendirilir. Gerekli hallerde ihale işlemleri durdurulur, eksiklikler giderilir veya ihale iptal edilebilir.
11. İhalenin Sonuçlanması ve Sözleşme
Kesinleşen ihale kararı isteklilere tebliğ edilir. Süresi içinde itiraz olmaması veya itirazların reddedilmesi halinde, ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Gerekli teminatlar alındıktan sonra sözleşme imzalanır. Teminat iade işlemleri mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilir.
12. Alımların Bildirimi
Sözleşmeye bağlanan alımlar; ihtiyaç birimleri, muayene ve kabul komisyonu, kontrol ve denetim elemanları, tahakkuk ve ayniyat birimlerine bildirilir.
Birimin Diğer Görevleri
Mevzuat değişikliklerini takip etmek ve hizmet içi eğitimlerle personele aktarmak,
İhale dokümanlarını mevzuat değişikliklerine göre güncellemek,
Mahkemelerden gelen ihale dosyalarını ilgili birimlere iletmek,
Geçici ve kesin teminat iade işlemlerini yürütmek,
İş deneyim belgelerini düzenlemek,
Yürütülen faaliyetler hakkında hastane idaresine düzenli bilgi vermek,
Talep ve sorunları hastane idaresine iletmek,
Mevzuat çerçevesinde görev alanına giren diğer görevleri yerine getirmek.