MUDANYA DEVLET HASTANESİ

Temel İş, Yetki ve Sorumluluklar

Gelen Evrak İşlemleri

• Evrak Birimi tarafından iletilen evraklar içeriklerine göre işleme alınır. Cevap verilmesi gereken yazılar için, ilgili kuruma hitaben cevabi yazılar hazırlanır.

• Gelen evrak personel dilekçesi ise; dilekçede talep edilen konuya göre ilgili personele veya ilgili kuruma cevap yazısı düzenlenir.

Personel İzin ve Rapor İşlemleri

• Personelin izin talebi üzerine, kurum tarafından kullanılan yazılım programı üzerinden izin talep formu düzenlenir. İlgili personel formu imzalayıp birim sorumlularına onaylattıktan sonra birime teslim eder. Onaylanan izin talepleri ÇKYS sistemine işlenir ve personelin özlük dosyasında muhafaza edilir.

• İstirahat, heyet raporu vb. rapor alan personel, raporunu sorumlu müdürüne onaylattıktan sonra birime teslim eder. Raporlar kurum yazılım programına ve ÇKYS sistemine kaydedilir, ardından personelin özlük dosyasına eklenir.

• Otuz günlük heyet raporları İnsan Kaynakları formuna işlenerek Genel Sekreterliğe e-posta yoluyla bildirilir.

• On günlük istirahat raporlarının birer fotokopisi, izinli ve raporlu personel listeleri ile birlikte Maaş Mutemetliğine teslim edilir.

• Aylıksız izin, kongre izni ve yurt dışı izni taleplerine ilişkin dilekçe ve formlar, birim sorumlularınca onaylandıktan ve evrak kayıt numarası alındıktan sonra işleme alınır. Başhekimlik onayı sonrası ilgili izinler kurum yazılım programına ve ÇKYS sistemine kaydedilir.

Başlayan ve Ayrılan Personel İşlemleri

• Kuruma naklen atanan personel, maaş nakil ilmuhaberi ile birime başvurur. Personel bilgi formu, oryantasyon formu, kimlik kartı talep formu ve gizlilik sözleşmesi doldurtulur. Kimlik kartı fotokopisi ve fotoğraf alınır. ÇKYS üzerinden tayin kararına istinaden personelin göreve başlama işlemi yapılır.

• Göreve başlayan personele ait tebellüğ belgesi, tayin kararı ve diğer belgeler; Yenimahalle Mal Müdürlüğüne ve 3. Bölge Genel Sekreterliğine resmi yazı ile, Genel Sekreterlik İnsan Kaynakları Birimine ise e-posta yoluyla bildirilir. Personel için kurum yazılım programında kullanıcı hesabı ve şahsi sicil dosyası açılır.

• Kurumdan naklen ayrılacak personelin ayrılış kararı ÇKYS sisteminden kontrol edilir. Personele zimmet işlemleri için ayrılış bildirim formu düzenlenir ve ilgili birimlerden imza alınır. Ayrılış işlemleri ÇKYS üzerinden tamamlanır.

• Ayrılışa ilişkin belgeler Yenimahalle Mal Müdürlüğüne ve 3. Bölge Genel Sekreterliğine resmi yazı ile, Genel Sekreterlik İnsan Kaynakları Birimine ise e-posta yoluyla bildirilir. Ayrılan personelin dosyası arşive kaldırılır.

• Göreve başlayan, ayrılan veya ücretsiz izne ayrılan personelin bilgilerinin E-SGK Kesenek Bilgi Sistemine girişi yapılır.

Nöbet, Puantaj ve Çizelge İşlemleri

• Servislerin aylık nöbet ve icap çizelgeleri Özlük Biriminde arşivlenir.

• Acil servis nöbet listeleri ve nöbet değişim çizelgeleri esas alınarak acil servis personeline ait puantajlar hazırlanır ve onay sonrası Maaş Mutemetliğine teslim edilir.

• Yemekhane için aylık yemek yiyen personel sayısı, servislerden gelen çalışma çizelgelerine göre belirlenerek ilgili birime bildirilir.

• Aylık imza çizelgeleri personele dağıtılır ve ay sonunda arşivlenir.

ÇKYS, Terfi ve Personel Hareketleri

• Servis sorumluları tarafından hazırlanan bilgi toplama formları birimde toplanır ve ÇKYS sistemine işlenir. Aylık personel hareketleri, PDC ve doluluk oranları ilgili birimlere bildirilir.

• Haftanın Salı ve Perşembe günleri ÇKYS üzerinden hitap raporu alınarak tespit edilen eksiklikler güncellenir.

• İdari personelin terfi işlemleri her ayın 14’ünde ÇKYS üzerinden yapılır; onaylanan kararlar Maaş Mutemetliğine gönderilir ve şahsi dosyalarda saklanır.

• Sağlık personeline ait terfiler ÇKYS üzerinden kontrol edilerek ilgili formlar hazırlanır, onay sonrası ilgili birimlere bildirilir.

Eğitim, Görevlendirme ve Diğer İşlemler

• Aday memur personelin eğitim ve sınav süreçleri için listeler hazırlanarak Eğitim Birimine iletilir. Asalet teklifleri 3. Bölge Genel Sekreterliğine bildirilir.

• Radyoloji Biriminde görev yapan personelin fiili hizmet zammına ilişkin belgeler ilgili kurumlara gönderilir.

• Eğitim amacıyla görevlendirilen personel için kefalet senetleri hazırlanır ve ilgili birimlere bildirilir.

• Personelin önceki hizmet sürelerinin birleştirilmesine ilişkin işlemler yürütülür.

• 4/B ve 4924 statüsünde görev yapan personelin sözleşmeleri yenilenerek ilgili kurumlara gönderilir.

• Hastane üst yönetimi tarafından verilen diğer görevler yerine getirilir.